Jede Organisation kennt das: Meetings werden gehalten, Entscheidungen getroffen, Aufgaben verteilt – und zwei Wochen später weiss niemand mehr genau, was beschlossen wurde. Im besten Fall hat jemand halbherzig mitgeschrieben. Im schlechtesten Fall widersprechen sich spätere Entscheidungen den früheren, weil es schlicht keine verlässliche Dokumentation gibt, oder Entscheide werden gar später erneut getroffen und dann vielleicht noch widersprüchlich zum ersten Mal.
Ein Kunde hatte genau dieses Problem, verschärft durch die Tatsache, dass viele Meetings über Microsoft Teams stattfinden und die Teilnehmenden verschiedene Sprachen sprechen.
Ich habe eine Lösung konzipiert, die Teams-Sitzungen automatisch und sprachunabhängig transkribiert, eine strukturierte Zusammenfassung erstellt und dabei Entscheidungen, Aufgaben und genannte Folgetermine erkennt. Die identifizierten Aufgaben werden direkt als Tasks in Outlook erstellt und den richtigen Personen zugewiesen. Für Folgetermine wird automatisch ein passender Zeitslot gesucht und eine Einladung verschickt. Ein Prozess, der vorher einfach nicht stattfand, weil zu aufwändig oder unbequem war, wird nun automatisiert im Hintergrund ausgeführt.