Ein kleines Unternehmen stand vor einem klassischen Problem: Rechnungen kamen per Mail, per Post, als Scan, als Foto. Kontoauszüge von mehreren Banken und Kreditkarten mussten manuell abgeglichen werden. Wer das kennt, weiss – das frisst jede Woche Stunden, ist fehleranfällig und nervt.
Die Idee war klar: Eine Lösung, die all diese Quellen automatisch anzapft, die relevanten Daten aus den Dokumenten herausliest und die Buchhaltung praktisch von selbst erledigt. Klingt einfach, ist es aber nicht – denn Rechnungen sehen nie gleich aus, Beträge stehen überall anders, und Mehrwertsteuer-Berechnung über Landesgrenzen hinweg hat ihre eigenen Tücken.
Ich habe zuerst analysiert, was wirklich gebraucht wird und was technisch heute mit KI machbar ist. Daraus entstand ein Lösungskonzept, das bestehende KI-Dienste sinnvoll kombiniert, statt alles von Grund auf neu zu bauen. Innerhalb von zwei Wochen war ein funktionsfähiger Prototyp fertig: Belege werden automatisch erkannt, kategorisiert, den richtigen Transaktionen zugeordnet und korrekt abgelegt. Das System erkennt Anbieter, Beträge, Währungen und Steuersätze – und wählt selbständig das passende Buchungskonto.
Das Ergebnis konnte direkt am echten Markt getestet werden, statt monatelang an einer theoretischen Lösung zu arbeiten. Der Prototyp war zudem so stabil, dass er direkt weiterverwendet und -entwickelt werden konnte und läuft heute immer noch live.
Automatisierung Buchhaltungsprozess mit KI
Ein KMU verlor wöchentlich Stunden mit manueller Rechnungsverarbeitung aus verschiedensten Quellen. In zwei Wochen entstand ein KI-gestützter Prototyp, der Belege automatisch erkennt, kategorisiert und den richtigen Transaktionen zuordnet.
